De ce aveți nevoie de o soluție de Email Signature Management

Gestionarea unitară și coerentă a semnăturilor de email este o necesitate curentă pentru orice companie, însă dificil de realizat fără unelte specifice. Utilizarea unei soluţii de Email Signature Management simplifică procesul, asigurând managementul centralizat al semnăturilor, standardizarea lor și respectarea cerințelor de branding și de conformitate, precum și simplificarea proceselor de actualizare și creare de noi modele.

80% dintre companii utilizează email-ul ca principală metodă de colaborare, comunicare și marketing, procent care se menține constant în pofida inflației de noi instrumente apărute. Cauzele popularității email-ului în mediul business sunt ușor de înțeles:

• Numărul total de utilizatori de email la nivel global este de peste 4,1 miliarde de oameni – ceea ce reprezintă mai mult de jumătate din populația lumii – și va ajunge la 4,8 miliarde în 2024.
• Volumul e-mail-urilor trimise crește constant – anul trecut au fost expediate 306 miliarde de mesaje electronice, iar peste trei ani se va ajunge la 361 miliarde.

Așa că, indiferent de câte noi rețele sociale apar și fie că e vorba de un startup, o companie de dimensiuni medii sau de o organizație din categoria "large enterprise", email-ul este cea mai utilizată metodă de interacțiune cu angajații, colaboratorii, partenerii, clienții existenți și cei viitori.

Însă, în pofida faptului că reprezintă principala carte de vizită digitală a companiilor, există încă numeroase companii care nu îi acordă atenția cuvenită. Drept dovadă stau diferitele modele și tipuri de semnături care pot fi întâlnite în cadrul unei singure organizații, în numeroase cazuri fiecare angajat utilizând propria sa "creație".

La ce e bună o semnătură?

Scăparea de sub control a modului în care este folosită semnătura digitală în cadrul unei companii creează nu doar o problemă de imagine – ceea ce nu e un aspect neglijabil în mediul online, unde profesionalismul implică respectarea unei anumite "etichete digitale" – ci și condiții favorabile pentru a rata oportunități de business. Și asta pentru că semnătura de email înseamnă mai mult decât un mijloc de a furniza date de contact și a devenit un "mijloc‘" care vă permite :

• integrați link-uri către site-ul companiei voastre,
• să vă creșteți numărul de followers pe rețelele social media,
• să creșteți notorietatea companiei introducând logo-uri și elemente de identitate vizuală,
• să includeți oferte promoționale, invitații de participare la evenimente, chestionare, etc.,
• să plasați notificări legale – un disclaimer bine redactat vă poate scăpa de multe probleme.

Bătăi de cap pentru administratorii IT

După cum se poate vedea, posibilitățile sunt multiple, însă gestionară unitară și actualizarea constantă a semnăturilor reprezintă una din sarcinile care cauzează multe bătăi de cap unui administrator IT. Și asta din cauză că utilizatorii finali își creează propria semnătură și insistă să o utilizeze, iar uniformizarea și actualizarea lor este o operațiune obositoare, care presupune – pe lângă muncă de convingere – verificarea echipamentului de lucru folosit de utilizatorii finali și înlocuirea manuală a semnăturii în clientul de email.

Unii administratori încearcă să scape de stres creând modele predefinite și solicitând ulterior angajaților să le copieze și aplice. Este o soluție delicată, pentru că lasă spațiu de manevră utilizatorilor finali, iar pentru orice eroare sau neconformitate apărută responsabilitatea revine IT-ului. Prin urmare, administratorii tot nu scapă de muncă pentru că trebuie făcute verificări și trimise soluții de corijare acolo unde apar probleme.

O altă variantă este crearea unui tipar de semnătură utilizând un cod HTML care automatizează operațiunea și permite un control mai bun al acesteia. Însă, metoda are o serie de limitări specifice, care nu țin doar de faptul că marketingul nu își poate exprima creativitatea utilizând un cod HTML, ci și de faptul că unelte Office foarte utilizate – precum Microsoft 365 sau G Suite – nu se împacă prea bine cu această metodă, rezultând numeroase erori. Nu în ultimul rând, tiparele și codurile trebuie refăcute constant, ori de câte ori marketingul lansează o nouă campanie, așa că efortul trebuie reluat de fiecare dată.

O soluție dedicată pentru toate problemele

Soluția depășirii acestor limitări și care oferă posibilitatea valorificării oportunităților amintite, fără efort și oricât de des ar trebui realizate actualizări, este de a folosi o soluție dedicată de Email Signature Management care asigură managementul centralizat al tuturor semnăturilor dintr-o organizație, într-un mod unitar și coerent. De aici rezultă o serie de câștiguri directe și ușor de concretizat de către orice companie:

• Standardizarea și respectarea cerințelor de branding în materie de semnătură la nivelul întregii organizații.
• Schimbări rapide și actualizări automate ale conținutului și design-ului semnăturii.
• Garanția respectării reglementărilor și a altor cerințe de conformitate.
• Posibilități nelimitate de personalizare a semnăturilor pentru diferite categorii de angajați.
• Reducerea nivelului de efort al administratorilor IT și creșterea vitezei de răspuns la solicitări.
• Compatibilitate extinsă, indiferent de tipul de echipament final folosit (desktop, laptop, tabletă sau smartphone) și de sistemul de operare pe care rulează.

Toate aceste câștiguri le puteți obține cu ajutorul specialiștilor ECKO: vă putem ajuta să alegeți soluția de Email Signature Management adecvată nevoilor organizației voastre, să o implementați, configurați, personalizați și să o folosiți pentru a automatiza operațiunile de rutină și exploata potențialul semnăturilor.